Quando Word viene avviato su un documento o un modello per la personalizzazione viene aperta una
cooperazione con il pannello di controllo dei documenti di NotaX per l'inserzione dei campi.
Per il funzionamento ottimale di questo meccanismo si consiglia di:
chiudere tutte le finestre di Word prima di richiedere da NotaX la personalizzazione del documento o del modello;
quando dal pannello di controllo si richiede l'inserzione di un campo oppure il salvataggio o l'uscita, assicurasi di non avere altri documenti aperti in Word. Se in Word si erano aperti altri documenti (ad esempio per copia/incolla di parti di questi) chiuderli tutti tranne quello che si sta personalizzando.
All'interno del documento che si sta personalizzando in Word:
richiedere sempre l'evidenziazione dei campi come descritto in precedenza per sapere quali sono le parti che verranno processate da NotaX in fase di generazione;
non modificare il testo all'interno di un campo (all'interno della parte evidenziata) o le proprietà di questo (oggetto form field);
non è possibile sostituire direttamente un campo: per fare questo occorre prima cancellarlo e poi re-inserire quello voluto;
le tabelle gli indicatori e gli schemi inseriti dal pannello di controllo sono delle tabelle di Word dove la prima cella contiene un campo (un oggetto form field di Word – cioè una parte evidenziata formata da un solo spazio) che è il riferimento alla tabella stessa. Queste tabelle di word sono poi sostituite da quelle effettive dell'esercizio in fase di generazione del documento. Durante la personalizzazione in queste tabelle:
è possibile cambiare il font, il colore, lo sfondo, i bordi e la dimensione delle colonne;
non modificare il testo delle celle. Durante la generazione il testo delle singole celle viene sostituito con quello delle celle della tabella;
non aggiungere o eliminare o unire colonne. Durante la generazione se la tabella del modello risulta avere un numero di colonne differente da quella dell'esercizio quella del documento viene cancella e sostituita, perdendo quindi tutte le personalizzazioni sulla formattazione;
non unire due tabelle: tra una e l'altra mettere almeno una riga di spaziatura;
per determinare se una tabella è tra quelle previste da NotaX posizionare il cursore all'interno di una cella ed utilizzare il comando di 'Informazioni' del pannello di controllo;
non è possibile inserire dal pannello di controllo una tabella all'interno di un'altra tabella;