Il documento è un file in formato Microsoft Office 2007/2010 avente estensione .docx che viene generato a partire da un altro documento detto di modello (o semplicemente modello) con l'inserzione dei dati relativi all'esercizio in questione che sono rappresentati sotto forma di campi di tipo testo (oggetto form field di word) oppure di tabelle. Per la successiva visualizzazione o manipolazione è necessaria la presenza di Microsoft Office Word2003 o successivo oppure LibreOffice 3.3 o superiore.
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I dati di esercizio presenti nei documenti e possono essere evidenziati in Word; per fare questo è sufficiente aprire Word su un documento e modello NotaX quindi selezionare l'evidenziazione dei campi.
Con Word2003: Menu Visualizza → Barre degli Strumenti → Moduli; apparirà la finestrella Moduli e qui selezionare il pulsante 'ombreggiatura campo modulo';
fatto questo la finestra moduli può essere chiusa.
Con Word2007:
Menu Opzioni di Word → impostazioni generali: selezionare 'Mostra scheda Sviluppo sulla barra multifunzione';
quindi andare nella scheda Sviluppo nel pulsante 'Strumenti precedenti' selezionare di mostrare lo sfondo dei campi come riportato in figura.
Con Word2010:
Menu File → Opzioni → Personalizzazione barra multifunzione quindi selezionare, nella parte destra, la linea 'Sviluppo';
quindi andare nella scheda Sviluppo nel pulsante 'Moduli legacy' selezionare di mostrare lo sfondo dei campi come riportato in figura.
L'evidenziazione dei campi è solo sul video mentre su carta vengono stampati sempre con sfondo bianco (o con la formattazione specificata). A partire dai modelli standard l'utente può poi generarne dei propri, detti personalizzati e che sono di tre tipi diversi ad indicare da quali ditte possono essere utilizzati; nello specifico:
personalizzati di 'gruppo': l'utente genera un gruppo di modelli di documenti che possono essere poi utilizzati da tutte le ditte. Una ditta può utilizzare solo un gruppo;
personalizzati di 'ditta': i modelli possono essere utilizzati da tutti gli esercizi di quella ditta;
personalizzati di 'esercizio': i modelli possono essere utilizzati solo da quell'esercizio di quella ditta.