Apertura del quadro con l'elenco dei documenti. Il numero e i nomi dei documenti sono prefissati e
dipendono dal tipo di bilancio dell'esercizio. Il documento è quindi un file in formato Microsoft Office 2007/2010 avente estensione .docx che
viene generato a partire da un altro documento detto di modello (o semplicemente modello) con l'inserzione dei dati relativi all'esercizio in
questione. I modelli standard sono distribuiti da Genesys; a partire da questi l'utente può poi generarne dei propri. Vedere il paragrafo
successivo su come effettuare le personalizzazioni.
La finestra dei documenti è suddivisa in due parti:
in quella superiore l'elenco dei documenti e per ognuno il nome, la tassonomia e il modello da cui sarà generato. Quelli in grassetto sono presenti; quelli in grassetto ma con carattere azzurro risultano presenti ma in formato RTF ad indicare la generazione con le versioni precedenti del prodotto (NotaGen);
in quella inferiore informazioni aggiuntive sul documento selezionato, quali la cartella dove risiede, quella dove risiede il file di modello, la data di selezione e per quelli che lo prevedono la parte di selezione degli stili.
Nel quadro sono previste le seguenti operazioni:
Genera
Generazione del documento con l'inserzione dei dati della ditta: quello esistente viene sovrascritto perdendo le eventuali modifiche apportate dopo la precedente generazione.
Apri
Apertura del documento con Microsoft Office Word (se presente) oppure con LibreOffice. Le modifiche apportate al documento in questa sessione verranno sovrascritte da successive rigenerazioni dello stesso. Per apportare modifiche in modo permanete vedere il paragrafo sulla personalizzazione dei documenti riportato nel seguito.
Personalizza documento
Disponibile solo se presente Microsoft Word 2003 o successivo permette di apportare modifiche al documento e salvarlo come modello per essere poi utilizzato nelle successive rigenerazioni. Vedere paragrafo successivo sulla personalizzazione dei documenti.
Valida Xbrl
Abilitato solo per il bilancio CEE in formato XBRL apre il sito internet dove validare il file .xbrl generato. Al termine della validazione è necessario specificare se questa è stata effettuata in maniera corretta.
Genera PDF
Apre la finestra modale di generazione dei file PDF riportata in figura. Nell'elenco dei documenti gli abilitati (con il check sulla sinistra) sono quelli per cui è stato generato il documento .docx, mentre per quelli in grassetto è presente anche il pdf corrispondente. Checkare quelli per cui si vuole generare il pdf, specificare se si vuole il formato PDF/A e le eventuali scritte d apportare in calce, tra cui le imposte di bollo e le dichiarazioni.
Personalizza ditta
Specifica se la ditta appartiene ad un gruppo di documenti oppure quali devono essere personalizzate a livello di ditta.
Personalizza esercizio
Si specifica quali documenti devono essere personalizzati a livello di esercizio. L'operazione richiede se esportare le sole voci oppure anche i sottoconti che le compongono.